今時の議事録事情

4月1日、永和システムマネジメントにも7名の新入社員が入社しました。みんなフレッシュで良い刺激になりますね。

うちの場合、これからマナーなど共通的な教育があり、その後、配属先に分かれての教育に切り替わっていくわけなんですが、議事録の書き方を教える機会はないようなので、今時の事情を踏まえつつ、大事な点について、あらためて書いてみたくなりました。

対面コミュニケーションを重視するアジャイル開発が増えているのが理由なのかどうかわかりませんが、少なくともこの5年間、私は「昔ながらの」議事録を書いていませんし、書かせたこともありません。

「昔ながらの議事録」は概ね以下の内容で、昔はWordとかで書いて参加者にメールで回覧してました。内容的には、単なるメモではなく、目的と結論が大切です。

じゃあ今はどうしてるのと聞かれると、Google Docs などのコラボレーションツールを活用することで共同編集し、打ち合わせが終わった段階では書き終えているスタイルでしょうか。専用のサービスも増えていますね。

私も、（ツールを使ったコラボレーションに慣れている）社内の仕事ではよく使います。複数の部署が絡んでいて主導権が固まってなかったり、要望がふわふわの状態だけどキックオフが始まっちゃうことって、実は結構あるんですけど、そんな場合は次のようなステップで進めています。

Googleスライドで最低限のアジェンダを3分で書いて即参加者に共有する
集まった目的とかゴールをアジェンダを見ながらレビューというか意識合わせし
事実関係をヒアリングしながら最新状況として皆でメモしつつ
最低限、「今の課題は何で、次までに何をアクションすべきか」までを皆で認識する
打ち合わせ終了予定の5分から10分程度前から、口に出して、「皆さん、次のアクション見えましたか？」「今日のゴールに満足ですか？」など、締めに向けたまとめに入っていく。

こうやって、皆の意識を議事にフォーカスしてもらい、目的達成に向けた課題や手順をクリアにしていきます。コラボツールを使ってみんなで編集することで効率化することでタイムボックス守りつつ、「結論出なかったので次回持ち越しね」を断じて避けるのがポイントです。